各党委、党总支，直属党支部，党委各部、委、办；各学院、各单位：  

   根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发【2012】14号）和陕西省委、省委教育工委有关精神，结合学校公文处理实际情况，党委办公室、校长办公室对《延安大学公文处理工作实施细则》进行了修订，并经学校审定通过，现印发你们，请遵照执行。  

 

                                     党委办公室 校长办公室  

                                         2014 年1 月2 日  

延安大学公文处理工作实施细则  

（修订稿）  

 

第一章总则  

 

第一条为进一步推进我校公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高公文处理的质量和效率，根据 2012 年4月16日 中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号）、《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704—2012），结合我校实际，特制定《延安大学公文处理工作实施细则（修订稿）》（以下简称《细则》）。  

第二条 本细则适用于延安大学党政公文处理工作。  

第三条 学校公文是学校在党政管理过程中实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。  

第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。  

第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。  

第六条 各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，由专人负责公文处理工作。  

第七条 学校党委办公室、校长办公室（以下简称两办）是公文管理的职能机构，负责上级来文和校内行文的处理，并对各部门、各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。  

 

第二章公文种类  

 

第八条 学校常用的公文种类有：  

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。  

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。  

（三）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。  

（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。  

（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。  

（六）通知。适用于发布、传达要求有关单位执行或周知事项，批转、转发公文。  

（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。  

（八）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。  

（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。  

（十）批复。适用于学校答复各单位请示事项。  

（十一）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。  

（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。  

 

第三章公文格式  

 

第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。  

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。  

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。  

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。  

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。学校党委的发文机关标志上行文或其他特定公文为“中共延安大学委员会”，下行文为“中共延安大学委员会文件”；学校行政的发文机关标志上行文或其他特定公文为“延安大学”，下行文为“延安大学文件”；党政联合行文时，使用学校党委和行政联合发文机关标识。  

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。校党委的发文机关代字为“延大党发”和“延大党字”，校行政的发文机关代字为“延大发”和“延大字”，校党委、行政函件的机关代字为“延大党函”、“延大党办函”、“ 延大函”和“延大校办函”，校党委和行政联合发文，只标明校党委发文字号；发文字号用3号仿宋体字，居中排布（如需标识签发人姓名，发文字号居左）,年份、序号用阿拉伯数字标识，年份应使用全称，用六角括号，序号前不用“0”占位，不加“第”字，如“延大党字〔2013〕1号”。  

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名，签发人必须是学校党委书记或校长。签发人姓名平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，“签发人”三字用3号仿宋字体，签发人姓名用3号楷体字。  

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。发文机关名称用全称；标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；一般用2号小标宋字体，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。  

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。  

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。应当行款恰当，开头、结尾、层次、段落的书面标志要鲜明。回行时不得将年份、数字分开；结构层次序数分级应当为“一、”“（一）”“1.”“（1）”。一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。  

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。应当在正文之后，成文日期之前。附件如有序号，当用阿拉伯数字；附件名称后不加标点符号。附件名称很长需要回行时，应当与上一行附件名称首字对齐。  

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。  

（十二）成文日期。署会议通过或学校负责人签发的日期，党政联合行文署最后签发的学校负责人签发的日期。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。  

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。党政联合行文，加盖党委和行政的印章，印章边缘不能重叠。与外单位联合上行文，发文单位署名只有主办单位时，可以只加盖主办单位印章；与外单位联合下行文，所有联署行文单位均应加盖印章。“纪要”不加盖印章。印章应端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章下边缘与成文日期下边相切，印章上边缘距正文（或附件说明）一行之内。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。  

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项，应加括号标注于成文日期下一行。“请示”应注明联系人及电话。  

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件内容应当另面编排，并在版记之前，与公文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。  

（十六）抄送机关。除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称、规范化简称或者统称。多个抄送单位一般按照先外后内、先大后小顺序排列。一般用4号仿宋字，在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。  

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印单位和送印日期。一般用4号仿宋字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。  

（十八）页码。公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘 7mm 。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。  

（十九）公文中的横排表。A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。  

第十条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。  

第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。  

第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。  

 

第四章行文规则  

 

第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。  

第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。  

第十五条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：  

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级单位，不抄送下级单位。  

（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。  

（三）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级机关负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级机关报送公文。  

（四）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。  

第十六条 向校内各单位行文，应当遵循以下规则：  

（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。  

（二）学校两办根据校党委、行政授权，可以向校内各单位行文。不得以部门名义向各单位下发政策性、规范性、指令性公文，确需发文的，经学校会议审定后以学校党委、行政或两办名义印发。  

（三）涉及多个部门职权范围内的事项，主办部门应主动与相关部门协商，取得一致意见并经相关部门会签后行文。  

第十七条 学校党委、行政对学校的一些重大问题或重要工作可联合行文。属于学校党委、行政各自职权范围内的工作，不得联合行文。特殊情况下学校行政可与校外其他单位联合行文。党政部门必要时可以联合行文，党政部门之间依据职权可以相互行文。学校内设机构除两办外不得对外正式行文。  

 

第五章公文拟制  

 

第十八条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。 延安大学发文应执行以下程序：起草→审核→签发→登记→校对→印制→复核→用印→核发→存档。  

第十九条 公文起草应做到：  

由主办部门文秘人员或相关人员办理，重要文件的起草，由部门负责人亲自草拟或指导、主持进行。起草公文，要符合国家的法律、法规及其它有关规定，能完整、准确地体现工作意图，主题突出，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。  

第二十条 公文签发前，应进行审核。  

凡正式公文，在办文人员草拟成文后，须经本部门主要负责人核稿签字后，方可送两办审核；公文内容涉及其他行政职能部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，并经有关部门负责人会签后，方可送两办。凡报送两办审核的公文，由秘书科初审后，根据情况送两办主任或副主任审核。审核的内容主要有三个方面：一是发文内容是否符合国家的法律、法规、方针政策的规定，是否符合上级机关的指示精神，是否完整准确体现发文机关的意图；二是发文有无必要，是否切实可行，是否需要与其他工作统筹协调；三是公文格式和文字是否规范，用词是否得当、语句是否通顺，并确定以什么名义和形式发文。凡是回复或按上级文件精神办理的文件需附原文件首页复印件。  

以学校党政名义和两办名义印发的文件需进行前置审核。  

第二十一条 经两办审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。  

第二十二条 公文应经本机关负责人签发。  

公文经两办审核后，主办部门将文稿呈送领导签发。  

“延大党发”、“延大党字”和“延大党函”公文，签发人为校党委书记或受党委书记委托的党委副书记。  

“延大发”、“延大字”和“延大函”公文，签发人为校长或受校长委托的副校长。  

党委与行政联合发文，签发人为党委书记、校长。  

校党委会会议纪要由党委书记签发，校长办公会会议纪要由校长签发，专题会议纪要由召集人签发，必要时由召集人签署意见后，报党委书记或校长签发。  

上行文由分管校领导会签，学校党委书记或校长签发。  

签发内容包括：是否同意发文、签发人姓名、签发时间。  

 

第六章公文办理  

 

第二十三条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。  

第二十四条 收文办理主要程序是：  

（一）签收。学校收文统一由两办机要室办理签收，并按时登录陕西教育系统公文交换平台和延安市政府公文传输系统下载文件。  

（二）登记。由两办机要室进行收文登记，详细填写收文办理单，特别注明秘密等级、是否清退、是否急件，呈送办公室主任。  

（三）承办。两办主任根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报校领导批示或者转有关单位办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。应急公文应明确办理时限。承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。  

（四）传阅。机要室根据领导批示和工作需要将公文及时传送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。  

（五）催办。机要室要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由两办主任或专人负责催办。  

（六）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。  

第二十五条 发文办理主要程序是：  

（一）登记。公文签发后，承办部门编制登记文号，以学校党政和两办名义印发的文件由两办秘书科编制登记发文序号。  

（二）校对。在正式印制前，公文承办部门要对打印清样认真校对，校对中发现文字方面的问题，可做技术处理，如改动数据或调整内容，应及时请示两办或签发人审定。  

（三）印制。清样校对完毕，确认无误后，由文印室按规范版式排版印制。  

（四）用印。除会议纪要外，所发公文均应加盖相应印章。  

（五）核发。公文发起人对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后，根据受理范围做好文件分发；上报等对外行文由两办秘书科进行复核。  

（六）存档。文件发送完毕，将文件原稿、领导重要修改稿、正式文件（包括附件）和重要发送件的回执、请示件的回复，及公文处理单一并存档。  

第二十六条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件单位专门的机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的涉密计算机信息系统进行传输。  

第二十七条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。  

 

第七章公文管理  

 

第二十八条 各单位应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。  

第二十九条 学校党委、行政公文分别由两办统一管理。学校建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备机要秘书和必要的安全保密设施设备。  

各单位应当由文秘部门或者专人统一管理公文，涉密单位要按照有关保密规定配备专门工作人员和必要的安全保密设施设备。  

第三十条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。  

外来涉密公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者其上级单位决定。经学校定密产生的涉密公文，其密级的变更或者解除由学校定密责任人决定。  

第三十一条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。  

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。  

经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。  

第三十二条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当按照有关保密规定履行审批手续。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位或者其上级单位批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖延安大学国家秘密载体复制专用章。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级和保密期限按照编入公文的最高密级和保密期限标注。  

第三十三条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位或者权力单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。  

第三十四条 涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。  

第三十五条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关保密规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。  

第三十六条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。  

工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。  

第三十七条 新设立的二级单位应当向两办提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，单位合并或者撤销时，相应进行调整。  

 

第八章　培训与奖惩　  

 

第三十八条 建立公文处理培训交流机制。将公文处理培训作为入职培训和各单位办公室工作人员岗前培训的必备内容，并纳入干部学习、培训工作。通过多种行之有效的方式，加强与地方党委和政府、兄弟院校公文处理工作的交流。　  

第三十九条 实行优秀公文评选制度，科学评价各单位公文办理工作，对获奖单位和个人给予奖励，并将获奖情况作为优秀单位和个人评选的重要参考。　  

第四十条 实行公文处理责任追究制度。有以下情形并造成不良后果的，须责令补救改正，视情予以通报，情节严重的，按有关规定予以问责。　  

（一）未履行审核把关职责或者审核把关不严的；　  

（二）未按规定时限办理，或者违反公文处理程序的；　  

（三）擅自行文，或者随意扩大（缩小）发送范围的；　  

（四）未按规定进行风险评估或者合法性审查的；　  

（五）涉密文件未定密审核的；　  

（六）未正确标注公开属性的；　  

（七）未履行会签程序，或者会签单位存在不同意见未说明情况的；　  

（八）以部门形式下发政策性、指令性公文等越权行文的；　  

（九）其他违反公文处理规定的行为。　  

 

第九章附则  

 

第四十一条 各单位应当继续推行使用电子公文，除因特殊要求使用纸质外，都应通过办公自动化系统处理公文。  

第四十二条 涉及外事方面的行文，应由学校外事部门依照外事主管部门的有关规定先提出意见，方可行文。  

第四十三条 根据上级和学校有关要求，严格控制各类文件，没有实质工作指导和经验总结交流意义、可发可不发的文件一律不发。  

第四十四条 校内各单位应依照本《细则》规范本单位的公文处理工作；各附属医院、西安创新学院等单位参照本《细则》规范本单位的公文处理工作。  

第四十五条 本《细则》由延安大学两办负责解释。未尽事宜，参照《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号）和《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704—2012）标准执行。  

第四十六条 本《细则》自发布之日起施行。 2001年 11月 1日 校长办公室发布的《延安大学公文处理若干规定》停止执行。